今日は行政書士をするときに最低限あったほうが良い備品について。
行政書士は比較的にコストが掛からない商売といわれています。
それでも多少のコストはかかるかと。
行政書士をしていて、いろいろと無駄遣いをしてきました。
よい道具やツールはあったほうがストレスが掛からないです。
安物やフリーソフトは、操作性や性能などストレスがかかることが多いですね。
ここで紹介するものは超ミニマムです。
・WordとExcel
・Adobeリーダー（無料）
・CUBE-PDF
・ドロップボックス
・予備のPC
・レーザープリンター
・スキャナー
・スマホ
・電話転送サービス
こんな感じですかね。
WordとExcelですが、文書を作成するために必要です。
互換ソフトもありますが、本家を買ったほうが良いかと。
最初はWordとExcelが高いのでキングソフトのWPSを使っていました。
役所からダウンロードできるExcelが使えないことがある。
（特にマクロが入っているファイルは絶望的）
お客様に送るときに不具合が起こることあり。
自分が苦労するだけなら良いですが、対顧客ではキツイ部分があります。
次はPDFの加工ソフトですね。
理想を言うならAdobeのアクロバットDCに課金することです。
身も蓋もないですがDCは高いです。
最初からacrobatを購入するのは勇気がいります。
個人的にはあったほうが良いですが、最悪あと回しでもなんとかなります。
無料のリーダーでもPDFに文字入力ができます。
建設業許可や入管の申請書のPDFもこれで対応できます。
（大阪は建設業許可は書類提出、入管も選択できる）
会社設立の電子定款につかう署名も無料のリーダーで対応できます。
(テクニックが必要ですけども、やり方はググってください)
それか会社設立を司法書士に丸投げするのも手です。
シングルライセンスの先生だったら、許認可や入管業務の紹介を狙えるかも。
次にCUBE-PDF。
これは複数のPDFの結合や分割をするために使います。
無料で入手可能なツールでは、優秀なソフトかと思います。
（ダウンロードサイトを間違えると、変なインストーラが仕込まれるリスク）
Adobeのアクロバットを購入するまでの繋ぎなら十分かなと思います。
次はDropboxなどのクラウドストレージです。
これは課金必須かと思っています。
PCは突然壊れるリスクがあります。
私も今のPCは3代目です。
ドロップボックスに必要なデータを集約していれば…
PCが壊れてもすぐにリカバリーできます。
今のPCはインターネットの設定は非常に簡単。
(昔は設定だけで1日仕事かプロに依頼が必要な代物)
理想を言うなら、顧客データは法人用のクラウドストレージを用意するのがベター
（価格は月額で1000円もしないプランもあり）
顧客情報の消失や漏洩は事務所を一撃で吹き飛ばすインパクト。
次はレーザープリンターです。
理想はカラー印刷＆A3対応ですが、最初はモノクロ＆A4のみで十分かと。
ブラザーとかで1万円程度で購入できます。
レーザーかと言うと、印刷速度と印刷物の仕上がりです。
電子申請が増えてきたと言ってもプリントアウトするものが多いが現実。
次はスキャナーです。
理想を言うなら富士通のスキャンスナップが最高です。
無理ならスキャナー付きのプリンターでも対応可能です。
申請書の控えや依頼者・相談者とのやり取りのメモをPDF化して残しておく為に。
（次回の申請や何かあったときの保険のために）
スキャナーは必要不可欠な備品だと思います。
次はスマホです。
今のスマホは非常に優秀です。
営業所の写真撮影でも活躍します。
（デジカメがあったほうが良いけども）
次にスキャンアプリを入れておくと、外出時で書類保存に使えます。
（携帯用のスキャナーには劣るけども）
あまり使うことは無いでしょうけども、相手とのやり取りを録音することも。
（これが必要な相談者はお断り案件です）
ラストは電話転送サービスです。
一人事務所だと外出時は電話に出れません。
行政書士で電話に出られないのは、営業を放棄しているに等しいです。
（弊所では依頼含みの問い合わせは電話が圧倒的に多い）
燃えやすい某SNSでは電話はないと言い切る先生も居られますが。
真似したら痛い目を見ます。
開業当初は電話が怖いと思います。
その場合は電話秘書を入れるとよいかと思います。
コストを気にするなら、AI対応の電話秘書などもあります。
（激安で人間が対応するものは、迷惑電話でトラブルのリスク）
とりあえず、上記の備品があれば最低限何とかなると思います。
よかったら参考にしてください。