こんにちは、元コンビニ店長の行政書士です。
今回は顛末書（てんまつしょ）・始末書を書いてもらい提出させる理由について
顛末書（てんまつしょ）とは
顛末書は仕事上の事故や失敗・ミス等でトラブルが生じたり、問題が起こった場合に職場の上司や会社やお店に対して状況や経緯の一部始終を報告する文書です。
顛末書は会社やお店によっては経緯書とも呼ばれることもあります。
顛末書を書くポイントは、起きてしまったトラブルや問題の原因、経緯、結果などを客観的に書く必要があります。
顛末書では、自分の責任を回避したり減らす目的で、自己弁護になるような表現はＮＧです。
始末書とは
始末書とは、仕事上のミスや過失、職場のルールに違反した人が、職場の上司やお店や会社に対して事実関係を明らかにする事と謝罪をして、再発をさせないことを誓約させる事を目的とした文書です。
始末書の場合は、反省を促すものですので、職場に迷惑を掛けてしまったことに対するお詫びや反省している旨を冷静にまとめて、誠意を示すことがポイントです。
始末書も失敗やミスで起こったトラブルや問題の原因を客観的に書く必要はあります。
会社によっては、始末書と顛末書を合わせたタイプの文書を提出させるところもあります。
また顛末書と読んでいても実質は始末書であったり逆のパターンもあります。
始末書・顛末書を書いてもらう法的な意味
始末書や顛末書を書いてもらう理由には大きく分けて二つの意味があります。
一つ目はスタッフの失敗・ミスや不祥事などを起こした事について、本人の直筆の証拠書面を確保する目的で。
将来的このスタッフに辞めていただく事になった時に、この様な書面の存在で過去にこのスタッフが非違行為を起こした事実やお店や会社側が指導を怠っていなかった事実を第3者が見ても分かるように記録を残す事です。
スタッフを止むを得ず解雇することになった場合に、お店や会社側はするべきことをやっていたことを残すことで、労働トラブルを軽減または回避するというリスク管理の側面があります。
（実際には、解雇する場合になったら間違いなく揉めることになるでしょうけども、それでも少しでもトラブルは小さくすることは出来ると思います）
この時に本人の意思に反して謝罪文を強制的に書かせることをしてはいけません。
強制的に謝罪文を書かせてしまうと、今度は書かせたスタッフの思想・良心の自由の問題となって人権問題に発展する可能性があります。
謝罪文を拒否された場合は、問題の経緯を記載する顛末書を提出するように指示すると良いのかと思います。
顛末書と始末書は本人に反省を促すことが目的
始末書で反省を促す
始末書や顛末書を提出をしてもらう二つ目の目的で本人の反省を促して再発させないことです。
会社やお店としては、トラブルが再発させないことのほうが重要ですので、始末書の意味合いとしてはこちらがメインとなります。
始末書や顛末書を書く際には、ミスや失敗の原因を客観的にまとめる必要があります。
さらに起こしてしまったトラブルを再発させないように、どの様な行動をするべきかも書面にしますので、問題を起こしたスタッフは再発防止作を自分の頭で考えなければいけません。
その際に始末書を書く人は、自分の落ち度や問題の再発防止策を冷静になって考えることになります。
考えさせる事によって、スタッフの中にある仕事に対する考え方が変化してより一層仕事に励んでもらえるようになれば、始末書や顛末書を提出させた目的は果たせます。
（実際に変わるかどうかはその人次第で、効果には個人差が大きいです。）
儀式としての始末書の意味
始末書や顛末書を提出させる意味として、スタッフにミスしたことを引きずらせない事もあるのではと個人的には考えております。
始末書を提出してもらうことで、問題を起こしたスタッフを簡単に辞めて頂くわけには行きません。
普通は引き続きお願いしている仕事を継続してもらう事になります。 そこでスタッフがミスや失敗を引きずってしまい、以前のように勤務できなくなってしまう事があります。
その結果として仕事上のパフォーマンスを著しく低下してしまうことがあります。
そして問題を起こしたスタッフが居たたまれなくなってしまい、向うから辞職してまう事もあります。
特に責任感の強いスタッフにその傾向があります。
お店や会社としては、問題のレベルにもよりますが、ミスや失敗を起きるたびに責任感の強いスタッフに辞められてはお店は回らなくなります。
そこで始末書や顛末書を提出してもらうことで、お店や会社的に一旦リセットすることにします。
問題を起こしたスタッフに始末書・顛末書というペナルティを与えることで、一つの区切りをつけることが出来ます。
提出後、再度新たな気持ちで働いていただくことで、お店にとってもスタッフさんにとっても良い結果に繋がるのではないかと思います。
時給を下げたり出勤停止処分などのペナルティは難しい。
時給を下げたり出勤停止処分などのペナルティを行うことはかなり難しいです。
これには法的な面での難しさもあります。
運用の仕方に次第では、スタッフに労働基準監督署に駆け込まれて、かなり大きな労働トラブルに発展する場合もあります。
この様なトラブルになってしまうと、解決するまでに多くの時間と労力を取られることになります。
減給処分や出勤停止処分などを行う前段階で、顛末書や始末書を提出してもらうペナルティを与えることに意味合いがあるのだと思います。
まとめ
始末書や顛末書を書いてもらう理由は、ミスや事故、問題の再発防止が目的です。
組織上では、ミスに対しての何らかのペナルティを与える必要がある場合が出てきます。
出勤停止や減給処分、基本給の削減、降格処分を行う事は現実的にはかなり難しいです。
始末書や顛末書を書いてもらった後も引き続き働いていただく事になります。
始末書を書かせることで、本人のやる気を失わせては、元も子もありません。
始末書を書かせる場合でも、処罰だけではなく当人へのフォローも欠かせません。
働くことも働いて頂くことも、なかなか難しいです。
顛末書に関係する記事をご紹介します。
画像にリンクを貼っていますのでタップまたはクリックすると記事に飛びます。
タイトル 上手に怒られる４つの方法
仕事のことで怒ってもらえることは、自分の至らないところを教えてくれる
始末書や顛末書を提出しなければならないような失敗をした場合は、店長などの上司からものすごく怒られます。
怒られることに慣れていない方にとって、叱られることは未知の体験になるのでは無いでしょうか。
自分が経験したことが少ないことに遭遇すると、人はパニックに陥る可能性があります。
その結果、怒られて逆切れをしてしまったり、必要以上に落ち込んでしまう事があります。
怒る方は同じ失敗をしてほしくない、もっと成長してほしいという想いで叱ります。
怒られることは教育です。
行き過ぎた行為はパワハラになりますのでご注意くださいね。
ここまでお読みいただき有難うございました。